秘书实用手册与行政助理和秘书手册对比浅析(2)

社，以便在紧急情况下向该旅行社订购房间。再如信件不见了以后可以用什么方法找回等等。

（四）文字陈述多，具体流程性介绍不够，图例更少，缺乏直观性。《秘书实用手册》的具体指导多是常规性的文字陈述，工作流程性指导方式使用不多；而且相关指导也时常显得比较粗略，不够细致；至于图表展示法使用得就更少了，缺乏一目了然的功效。而《行政助理和秘书手册》，不仅细节指导详细，而且往往附有直观性的图表展示。比如对邮件的处理，该手册就先简单解释邮件的作用，然后就是对寄件尺寸、寄件时间等具体细节的详细提示。同时还介绍了用哪些方法可以寄邮件，哪些公司比较可靠。该手册对信件制作环节一步步地进行详解，包括信件结构构成、信封邮票的粘贴方式、各地信件地址简写总表、各种寄件的尺寸以及各种打包方法等等。同时提醒，如果是要寄大件的东西，怎么选取箱子、怎么注意贴好封条；如果丢失了，应该怎么做。本节的最后，编者还列出了一个清单，以便读者检查是否有所遗漏。这样细致且富于程序性的指导，无疑非常有助于相关从业人员方便、谨慎、有条不紊地工作，大大提高工作效率，减少出错的机率。

用图示法将相关的工作流程或信息进行直观地总结、集中归类呈现，也是《行政助理和秘书手册》的亮点之一。比如该书办公室常用事务一部分，在具体介绍完相关程序之后，又给出图表归纳。再如，该书也提供了相当丰富、排列有序、查找便利的“全美电话区号表”“全美邮编”“全美地区时差表”等较为常规性的图表。除此之外，还有不少具体事务、程序的直观图示。

物资置办是秘书可能遇到的基础性工作内容，对此《秘书实务手册》也缺少关注，一个常规办公室哪些东西是必须的，亦没有清晰列出。但请看《行政助理和秘书手册》，其办公用品就陈列出了参考清单（见下图）：

（五）与管理学、心理学等相关学科结合不够。秘书及行政助理工作及其相关研究，都需要较多其他学科知识或方法的帮助，但是《秘书实用手册》的编写，在这方面则存在较大不足。如“如何更好地进行时间管理”就可以借助管理学的知识，但是该手册的相关部分，却未见有所联系。而与之相对照，《行政助理和秘书手册》将一些管理学的理论融合于其中，把秘书时间管理、办会、文件等各种事务和管理学相结合。该书借用了管理学的时间管理理论——第三代时间理论，根据任务的轻重缓急设定计划，做出坐标图表，制定时间计划表。

另外《秘书实用手册》的编写语气过于官方，不够亲切，常常给人以指示、命令之感。这固然首先可能是因为编写者们自觉、不自觉地将自己放置在了指导者的角度，但可能也与缺乏心理学方法的引进不无关系。《行政助理和秘书手册》较好地引入心理学方法，相当注意揣摩读者对象，尤其是具体场景中所涉及人员可能出现的心理反应，从而针对性地定位语气、选择用语，给人以舒服、安慰、可信赖的感觉，这尤其是对那些新入职场的相关从业人员来说很有安慰、放松、依靠感。

（六） 语言生硬，排版太密。《秘书实用手册》不少词条属于百科辞典式内容，比如建国后的第一次秘书长会议，通用文件材料的归档范围等。各词条解释或者延伸的语言风格也与辞典类似，以第三人称的表达方式为主，较为客观，介绍和依据比较官方。这种写法虽然严谨，但却缺乏灵活性，大大降低了手册的“悦读性”和支持力。《行政助理与秘书手册》却与前者的风格完全不相同。比如，手册对刚进职场的人是这么说的：刚进入这个地方，你可能觉得这里有很多的问题，你也很想提出来，但是请你记住，你想提出的，是很多刚进职场的人都想要提出的问题，但是，你的上司拒绝了这样的提议，必定有他的理由；所以，请你再多观察一段时间，当你熟悉了这里的环境，真正了解了这里的规律，或许你的问题就能找到答案了。手册的第一作用无疑是指导性、指引性的，手册的用语平实、亲切，让人读来有与朋友或亲人面对面的感觉，其帮助、指导的效果无疑会更好。

《秘书实务手册》整本书的字体都较小，且编排得密密麻麻，不易迅速浏览发现所需要的具体内容。假如秘书在时间较为紧迫或比较紧张的情况下查阅该手册，可能难以快速找到所需内容，会让其变得更为紧张、烦躁。而《行政助理和秘书手册》的排版并非密密麻麻一片凌乱，而是分点、分层，步骤之间隔段隔行，具体要求和关键字词制黑，内缩进，非常清晰，一目了然。

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