秘书实用手册与行政助理和秘书手册对比浅析(3)

（七）缺少办公设备的使用指导与置办内容，与时代发展结合不够紧密。《秘书实务手册》比起其他国内同类书籍，在办公设备及软件方面的介绍算是不错的，但也只是提到某种设备是什么，却没有解释如何运用。这表面看似是考虑不同，但实质却可能反映了国内同类书籍所存在的缺乏与时代同步意识的问题。笔者查阅了1980年代末到2011年以来我国学者所著的多部秘书手册，发现它们都极少涉及应该怎样运用现代化办公用具的内容，即便这20多年来，电子办公技术在中国取得了长足的发展。

而美国的《行政助理和秘书手册》有一部分内容专门就是关于办公设备与电脑的。介绍了当时最常用和最先进的电子办公产品和具体的使用方法，也包括比较实用的软件的用法等。作为一个刚入门的秘书，通过这一章，可以迅速地把握各类办公设备的用法，在工作中得心应手。比如它的2008年版，就引入了PAD这样当时非常新的办公用品，而该书已出版五版了，笔者猜测，目前的第五版一定会包括Macbook，Pad，Surface等电子产品的用法。与时代结合紧密的秘书手册，才不会落伍，持续受到读者的欢迎并不断再版。另外要补充的是，《秘书实用手册》还引入了一些传统的秘书工作概念与流程之外的新词汇，如秘书事务所、秘书服务公司、皮曼特速记法。这类新兴秘书产业词汇及外国秘书工作的相关知识，极少出现在国内出版的其他秘书工作手册中。同时，该书也突破了以往秘书工作手册只罗列单一常规工作指导的情况，拓展了其他秘书技能，加入了许多“谋”和“管”的内容，对秘书工作的全面发展具有意义。

（八）服务意识不够强。这里的服务意识，指得是如何从细节布置上服务领导、服务外来者，这就涉及到办公室的合理布置了。比如，秘书应该在各个办公室会议室准备笔记本与笔，以便随时在各个地方开会或者讨论的时候使用，节省领导的时间也节省自己回办公室的时间。办公室放置地图，既可更好为领导服务，又可在来访人员询问地址的时候进行解惑，也可让自己外出工作更加顺利。这些都是提高领导工作与秘书工作的重要细节。

三、改进建议

上面所谈到的诸多不足，不只是《秘书实用手册》一本书的问题，而是我国同类手册中普遍存在的问题，的确需要引起我们的重视，并急起直追，快速改进。为此笔者试提出如下建议：

一是明确手册的受众对象。在写书之前就需要明确这样类型的问题：手册到底是写给哪一类型的人的？这些人是否能够真正通过手册得到切实、有效的帮助？

二是内容要精，不要杂。重要、关键的内容应该首先阐述清楚，具体的步骤、要注意的细节应该更多地写在手册中，而不是等着读者在工作中摸索。许多并不太必要的内容，如国外秘书知识、历史秘书知识等内容可以考虑缩减或删除。同时，排版要有条理，步骤要分段分行。合理的排版，才会让秘书工作者方便地找到真正需要的内容，不会觉得眼花缭乱。另外要补充的是，手册旁边应该留出空白部分，以供读者将自己的经验记录在手册上，将手册变为自己真正的“帮手”。

三是提高手册实用性、理论与实际的结合程度。多用实例以及图表进行具体工作的演示，不要仅仅使用文字进行描述。实用工作的内容，如电话号码大全，邮编大全等就应该列在手册中，以供随时翻查。

四是注意秘书工作与管理学、心理学等其他学科的融汇贯通。提升手册理论与实践的融合度，为秘书工作提供更好的帮助。

五是手册编辑应该与时俱进，将各种现代化设备与软件的内容加入手册中。同时，办公设备与软件应该有具体的操作方法，而不应只有概念介绍。

六是做好各类型的总结。在工作中，应该把一些重要常规的事务列好预备清单，以便工作者作为防漏清单进行翻查。秘书也是财务助理，因此，物质置办的现时推荐与价格，也应该在此罗列出来，作为秘书工作的参考。

七是服务意识应该更提升。办公室应合理设置，如书本地图的放置、小本子和笔的放置等。同时，也应该注意领导的办公室布置习惯，以便于以后领导需要秘书找东西的时候，不至于把领导的办公室搞乱。

文章来源：《中外公路》 网址: http://www.zwglzz.cn/qikandaodu/2021/0627/553.html